Der KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen

Ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen und Immobilienverwaltungen nimmt jeden Anruf von Mietern und Eigentümern an. Er nimmt Schadensmeldungen mit Objekt und Wohnung vollständig auf, beantwortet Standardfragen und gibt Notfälle sofort an den Notdienst weiter.

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Eingehender Anruf · Hausverwaltung Kurz 0:00

Hausverwaltung Kurz, hier ist die KI-Assistentin. Wie kann ich helfen?
Bei uns ist die Haustür kaputt, sie schließt nicht mehr.
Danke für die Meldung. In welchem Haus wohnen Sie?
Gartenstraße 12, zweiter Stock links. Lea Schmidt.
Danke, Frau Schmidt. Lässt sich die Tür gar nicht mehr abschließen?
Nein, das Schloss dreht durch.
Das gebe ich als dringend an den Hausmeisterdienst. Ich schicke Ihnen eine SMS mit der Vorgangsnummer.

Während des Gesprächs erledigt

Dringend · Haustür schließt nichtGartenstraße 12 · Lea Schmidt, 2. OG links

An den Hausmeisterdienst

SMS mit Vorgangsnummer an die Mieterin

Beispielgespräch mit Beispielstimmen. Namen und Adresse sind erfunden.

Die Anrufe, die eine Hausverwaltung jeden Tag bekommt

Von Mietern, Eigentümern und Handwerkern.

Schadensmeldungen

Objekt, Wohnung, Art des Schadens, seit wann, Zugang: vollständig aufgenommen, jedes Mal in derselben Reihenfolge.

Notfälle

Wasserrohrbruch, Heizungsausfall, defekte Haustür: nach Ihren Regeln sofort an den Notdienst.

Mieteranfragen

Nebenkostenabrechnung, Schlüssel, Mülltonnen, Ansprechpartner: beantwortet oder sauber weitergeleitet.

Eigentümer

Fragen zur Versammlung, zu Beschlüssen und Rücklagen gehen an die zuständige Verwalterin.

Handwerker

Rückmeldungen zu Aufträgen und Terminen landen beim richtigen Vorgang.

Außerhalb der Bürozeiten

Abends und am Wochenende nimmt er alles auf, Dringendes geht sofort raus.

Jede Meldung als fertiger Vorgang

Ihr Büro bekommt jede Meldung strukturiert per E-Mail, mit Aufnahme und Transkript.

Objekt, Einheit und Name des Anrufers
Art des Schadens und seit wann
Dringlichkeit nach Ihren Regeln
Zugang zur Wohnung und Rückrufnummer

Neue Meldung09:14

Objekt: Gartenstraße 12 · 2. OG links
Mieterin: Lea Schmidt
Schaden: Haustür schließt nicht, Schloss dreht durch
Dringlichkeit: Dringend
Weitergeleitet: Hausmeisterdienst

Ihre Regeln für Notfälle

Einmal festgelegt, bei jedem Anruf befolgt, auch nachts.

WENNWasser tritt aus oder steht im KellerDANNsofort an den Notdienst, SMS an die Verwalterin

WENNHeizung im ganzen Haus aus, Oktober bis AprilDANNsofort an den Heizungsnotdienst

WENNHaustür oder Schloss defektDANNals dringend an den Hausmeisterdienst

WENNFrage zur NebenkostenabrechnungDANNNachricht an die Buchhaltung, Rückruf in zwei Werktagen

Was das Büro entlastet

Die Anrufe, die sonst den Vormittag füllen.

Wiederkehrende Fragen

Müllabfuhr, Schlüssel, Ansprechpartner, Hausordnung: beantwortet aus Ihren Unterlagen.

Vollständige Meldungen

Kein Nachtelefonieren, weil Wohnung oder Rückrufnummer fehlen.

Vorgangsnummer per SMS

Mieter wissen, dass ihre Meldung angekommen ist, und rufen seltener nach.

Eigentümeranfragen

Fragen zu Versammlung und Beschlüssen landen gesammelt bei der zuständigen Verwalterin.

So starten Hausverwaltungen

Erst die Notfallregeln, dann die Routinefragen.

Tag 1

Objekte und Regeln

Objektliste, Zuständigkeiten, Notdienste und was als dringend gilt.

Tag 2

Außerhalb der Bürozeiten

Der Assistent übernimmt abends und am Wochenende.

Woche 2

Auch tagsüber

Wenn die Meldungen passen, nimmt er auch tagsüber die Anrufe zuerst an.

Für welche Hausverwaltungen der Assistent passt

WEG, Miete oder Gewerbe.

WEG-Verwaltung

Eigentümeranfragen zu Versammlung, Beschlüssen und Hausgeld, sauber an die zuständige Verwalterin.

Mietverwaltung

Schadensmeldungen, Nebenkostenfragen, Schlüssel und Ummeldungen.

Sondereigentumsverwaltung

Anfragen von Mietern und Eigentümern derselben Wohnung auseinanderhalten.

Gewerbeverwaltung

Störungen und Wartungen mit Mietern, die schnelle Reaktion erwarten.

Fragen für Hausverwaltungen

Was macht ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen?

Er nimmt Anrufe von Mietern und Eigentümern an, nimmt Schadensmeldungen vollständig auf, beantwortet Standardfragen und gibt Notfälle nach Ihren Regeln sofort weiter.

Was kostet das für eine Hausverwaltung?

0,15 € pro Gesprächsminute, alles inklusive, ohne Grundgebühr. Bei 3.000 Minuten im Monat sind das 450 €.

Kann er Notfälle von normalen Meldungen unterscheiden?

Ja. Sie legen fest, was dringend ist. Diese Meldungen gehen sofort an den Notdienst, alle anderen gesammelt ins Büro.

Kann er an meine Verwaltungssoftware übergeben?

Meldungen kommen strukturiert per E-Mail an. Nennen Sie uns Ihre Software, und wir zeigen Ihnen, wie eine direkte Anbindung aussieht.

Bleiben die Daten der Mieter geschützt?

Ja. Gesprächsdaten liegen in der EU, Sie legen die Speicherdauer fest und erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Kann er mehrere Objekte unterscheiden?

Ja. Er fragt nach Adresse und Wohnung und ordnet die Meldung dem richtigen Objekt und der zuständigen Verwalterin zu.

Funktioniert das mit meiner Telefonanlage?

Ja. Sie richten in Ihrer Telefonanlage, Fritzbox oder Cloud-Telefonanlage eine Rufumleitung auf Ihre Stemvo-Nummer ein, für alle Anrufe, bei besetzt oder wenn niemand abnimmt. Größere Anlagen verbinden wir auch direkt per SIP.

Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?

Nur mit Hinweis an den Anrufer. Wer in Deutschland Gespräche ohne Wissen des Gesprächspartners aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Sie entscheiden deshalb pro Assistent: Aufzeichnung mit Hinweis in der Begrüßung oder nur Transkript und Zusammenfassung ohne Tonaufnahme.

Jede Meldung vollständig, jeder Notfall sofort.

Mit 60 Freiminuten starten. Keine Kreditkarte nötig.

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