Der KI-Telefonassistent für Kanzleien
Ein KI-Telefonassistent für Kanzleien nimmt jeden Anruf an, erfasst neue Mandatsanfragen mit den Angaben, die Ihre Anwälte brauchen, bucht Erstberatungen und gibt Nachrichten an die zuständige Person. Ob Rechtsanwalt in der Einzelkanzlei oder Sozietät: Ihre Anwälte bleiben bei der Mandatsarbeit.
Die Anmeldung öffnet zum Start. Dies ist eine Vorschau.
- Kanzlei Berger und Roth, hier spricht die KI-Assistentin der Kanzlei. Was kann ich für Sie tun?
- Mir wurde gekündigt, und ich glaube, das war nicht rechtens.
- Das tut mir leid. Wann haben Sie die Kündigung erhalten?
- Am Freitag, also vor vier Tagen.
- Danke. Unser Arbeitsrechtsteam bietet eine Erstberatung an. Donnerstag um 11 Uhr wäre frei.
- Das passt. Jan Novak.
- Gebucht, Herr Novak. Ich schicke Ihnen per E-Mail, was Sie mitbringen sollten, etwa Vertrag und Kündigung.
Die Anrufe, die eine Kanzlei jeden Tag bekommt
Eingerichtet mit Ihren Rechtsgebieten, Honoraren und Erstfragen.
Neue Mandatsanfragen
Stellt Ihre Erstfragen je Rechtsgebiet und schreibt eine klare Notiz für den Anwalt.
Erstberatungen
Bucht beim passenden Anwalt und schickt dem Mandanten, was er mitbringen soll.
Bestehende Mandate
Nimmt Nachrichten für den zuständigen Anwalt auf, mit Aktenzeichen und Rückrufnummer.
Honorar und Ablauf
Erklärt Kosten der Erstberatung und Ihre Arbeitsweise mit Ihren eigenen Worten.
Fristen
Fragt nach Daten wie Zustellung oder Kündigung und markiert Anfragen mit knapper Frist.
Außerhalb der Bürozeiten
Anfragen vom Abend und Wochenende liegen am Morgen vollständig in Ihrem Postfach.
Erstfragen je Rechtsgebiet
Sie legen fest, was bei einer neuen Anfrage gefragt wird.
Arbeitsrecht
Wann kam die Kündigung? Wie lange im Betrieb? Wie viele Mitarbeiter? Die Drei-Wochen-Frist wird markiert.
Familienrecht
Worum geht es: Trennung, Unterhalt, Umgang? Gibt es Kinder? Gibt es schon einen Termin beim Gericht?
Mietrecht
Mieter oder Vermieter? Worum geht es: Kündigung, Mängel, Nebenkosten? Liegt ein Schreiben vor?
Verkehrsrecht
Unfall oder Bußgeld? Datum, Behörde oder Versicherung, liegt ein Anhörungsbogen vor?
Erbrecht
Testament vorhanden? Wer sind die Beteiligten? Gibt es eine Frist zur Ausschlagung?
Gegenseite
Name der Gegenseite für Ihre Kollisionsprüfung, bevor der Termin bestätigt wird.
So starten Kanzleien
Mit Ihren Erstfragen und Ihren Kalendern.
Rechtsgebiete hinterlegen
Erstfragen je Gebiet, Honorar der Erstberatung, Zuständigkeiten.
Kalender verbinden
Erstberatungen werden nur in freie Zeiten der zuständigen Anwälte gebucht.
Bei besetzt und abends
Neue Anfragen gehen nicht mehr verloren, wenn das Sekretariat telefoniert.
Verschwiegenheit: was § 43e BRAO verlangt
Wichtig für jede Kanzlei, die Dienstleister einsetzt.
Rechtsanwälte dürfen Dienstleistern nach § 43e BRAO Zugang zu Mandatsgeheimnissen gewähren, soweit das für die Leistung erforderlich ist. Der Dienstleister muss dafür in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
Stemvo verpflichtet sich gegenüber Kanzleien in Textform zur Verschwiegenheit, zusätzlich zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Gesprächsdaten liegen in der EU, Zugriff erhalten nur die Personen, die Sie festlegen.
Für welche Kanzleien sich der Assistent eignet
Von der Einzelkanzlei bis zur Sozietät.
Einzelkanzleien
Kein Sekretariat in jeder Stunde. Neue Anfragen gehen trotzdem nicht verloren.
Sozietäten
Mehrere Rechtsgebiete, mehrere Kalender. Der Assistent bucht beim zuständigen Anwalt.
Fachkanzleien
Arbeitsrecht, Familienrecht, Verkehrsrecht: Erstfragen genau auf Ihr Gebiet zugeschnitten.
Notariate
Terminanfragen und Unterlagenfragen für Beurkundungen, mit klarer Weitergabe.
Fragen für Kanzleien
Was macht ein KI-Telefonassistent für eine Kanzlei?
Er nimmt Anrufe an, stellt Ihre Erstfragen bei neuen Anfragen, bucht Erstberatungen beim passenden Anwalt, nimmt Nachrichten zu bestehenden Mandaten auf und erklärt Honorare und Ablauf mit Ihren Worten.
Wer gibt die Rechtsberatung?
Ihre Anwälte. Der Assistent nimmt die Angaben auf, bucht die Erstberatung und schickt dem Anwalt eine klare Notiz.
Was kostet das für eine Kanzlei?
0,15 € pro Gesprächsminute, alles inklusive. Eine Kanzlei mit 1.500 Minuten im Monat zahlt 225 €.
Bleiben Mandantendaten vertraulich?
Gespräche, Transkripte und Aufnahmen liegen in der EU, der Zugriff ist nach Rollen geregelt, und Sie legen die Speicherdauer fest.
Kann er bei einem bestimmten Anwalt buchen?
Ja. Verbinden Sie die Kalender Ihrer Anwälte und legen Sie fest, wer welche Rechtsgebiete und Beratungen übernimmt.
Achtet er auf Fristen?
Er fragt nach den Daten, die für Fristen wichtig sind, etwa wann eine Kündigung zuging, und markiert Anfragen mit knapper Frist, damit Ihr Team sie zuerst sieht.
Funktioniert das mit meiner Telefonanlage?
Ja. Sie richten in Ihrer Telefonanlage, Fritzbox oder Cloud-Telefonanlage eine Rufumleitung auf Ihre Stemvo-Nummer ein, für alle Anrufe, bei besetzt oder wenn niemand abnimmt. Größere Anlagen verbinden wir auch direkt per SIP.
Ist der Einsatz mit der anwaltlichen Schweigepflicht vereinbar?
Ja, wenn der Dienstleister nach § 43e BRAO in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Stemvo unterschreibt diese Verpflichtung zusätzlich zum AV-Vertrag.
Jede Mandatsanfrage vollständig erfasst.
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